Gerenciar pessoas não é uma tarefa fácil. Mesmo no caso de pequenas e médias empresas, modernizar processos pode ser um desafio e tanto! Não apenas em termos tecnológicos, mas também de boas práticas em administração e gestão de resultados.
E se dissermos que a sigla OKR pode ser uma forma de padronizar tanto seus negócios quanto a forma como eles são planejados e executados? Neste texto você entenderá o que significa essa famosa sigla, que foi uma das ferramentas responsáveis pelo crescimento exponencial de empresas como o Google e o Dropbox.
Vamos explicar como ela surgiu, de que forma seu negócio pode tirar proveito dessa metodologia e alguns erros que devem ser evitados. Vamos lá!
O que são OKRs e como surgiram
Se você nunca ouviu falar em OKRs, vale a pena fazer uma contextualização. A sigla vem do termo em inglês Objective and Key Results ou Objetivos e Resultados-Chave, em português.
Esses objetivos podem ser definidos como as entregas que a empresa quer alcançar e os resultados-chave definidos como uma forma de medir se o percurso está sendo realizado da maneira correta. Juntas, essas duas ideias formam a base do framework OKR.
Toda essa ideia de medir objetivos e resultados-chave veio da metodologia MBO (Management by Objectives), criada por Peter Drucker na década de 1950. A metodologia MBO era focada em gerenciar projetos por meio de metas, isso porque Drucker acreditava que os gestores deveriam especificar metas e mensurá-las de tempos em tempos, visando o aumento da produtividade.
Nessa esteira, Andy Groove iniciou a ideia de OKRs nos anos 70. Sendo o co-fundador da Intel, ele aplicou na empresa esse conceito. Entretanto, o framework só foi ganhar o mercado após 1999, quando John Doerr, investidor de risco, mostrou a metodologia para Larry Page and Segey Brin, criadores da Google.
Após isso, a empresa americana de buscas se tornou a indústria gigante que é hoje, atestando a eficiência dos OKRs. Com o sucesso da Google, o setor de TI começou usar amplamente a ferramenta, se tornando uma referência para as organizações do setor. Hoje Facebook, Dell e Amazon usam o mesmo framework e são referência no que fazem.
Quais são as suas principais características
A metodologia OKR pode ser definida como um modelo de gestão ágil. Seus termos devem ser simples o bastante para que todos na empresa possam entendê-los, segui-los e praticá-los. Se bem aplicados, os OKRs acabam se tornando um meio de comunicação na instituição, realizando uma ótima integração de equipes por meio de objetivos.
Toda empresa tem seus objetivos principais, que podem ser definidos como objetivos macro. Nesse âmbito, os Objetivos e Resultados-chave entram como ações micro que refletem o que a organização busca no nível macro. Sendo assim, cada equipe ou time de trabalho deve buscar cumprir os OKRs para que os objetivos da organização se cumpram.
Para que exista uma efetividade com o uso do framework, é importante que a empresa tenha uma estrutura baseada em resultados. Quando essa cultura existe, é muito mais fácil tirar proveito dos OKRs, já que definir objetivos acaba se tornando uma prática diária dos times e gestores.
Uma forma de efetivar essa cultura voltada a resultados é por meio de reuniões regulares para acompanhamento dos resultados, a criação de um calendário e a definição de OKRs futuras. Assim é possível saber se os objetivos estão sendo cumpridos, evitando que eles sejam esquecidos ao longo do tempo.
Outro ponto que vale a pena ressaltar é que os OKRs são voltados à inovação. Quando uma empresa trabalhe seus OKRs efetivamente, ela tende a estabelecer metas impossíveis. Dessa forma, se ela atingir 70% do que propôs, ela poderá se considerar eficiente em termos de metas e objetivos alcançados.
Colocar metas ousadas é o que faz as pessoas saírem de suas zonas de conforto. Mais do que produzir normalmente, existirá um alvo maior a ser atingido.
Quais são os benefícios da adoção de OKRs para uma organização
Quando uma empresa consegue aplicar corretamente o framework OKR, uma série de paradigmas alcança melhoria. Um dos exemplos é o aumento da colaboração. Quando uma equipe é bem estruturada, seus indivíduos entendem que não podem fazer tudo sozinhos.
É necessário colaborar para que os objetivos sejam alcançados, e, quando isso é entendido, as equipes acabam sendo mais coesas e autogeridas. Isso pode ser exemplificado por meio de uma fábrica de pães.
Para que cada pão seja vendido, é necessário haver alguém que compre os ingredientes, outro que prepare a massa e alguém que os asse. Para que essas diferentes etapas funcionem, é necessário o empenho de cada pessoa, em cada setor.
Além disso, ter objetivos e resultados-chave bem mapeados dá uma ideia mais clara do negócio como um todo. Quando há a definição de cada objetivo, eles levam em consideração não apenas o que a gerência quer, mas também os anseios de cada colaborador, o que permite que a equipe ande junta focando nos mesmos resultados.
Isso não significa que os objetivos imaginados pelo colaborador deverão ser seguidos e apoiados pela equipe. Quando ele propõe objetivos próprios, é ele mesmo quem toma responsabilidade sobre sua execução.
Como existe um esquema de revisão constante dos resultados, a OKR também promove um foco maior no que deve ser feito. Quando uma pessoa atua em várias tarefas, ela pode ficar em dúvida sobre em qual delas depende mais esforço. Existindo um objetivo, é mais fácil enxergar prioridades e fazer o planejamento de acordo.
Outro ponto em que os OKRs atuam é na satisfação de cada empregado. Muitas vezes, é difícil para que uma pessoa veja o impacto de seu trabalho. Quando existem objetivos para a equipe e cada indivíduo, é muito mais fácil que os resultados sejam percebidos por quem trabalhou neles. Esse é um dos pontos que leva as empresas ao RH do futuro.
Quais são os tipos/níveis de OKRs
Por ser uma metodologia que atende todos os níveis estruturais de uma empresa, o OKR tem 3 níveis principais, sendo eles:
Nível Organizacional
As ações e metas definidas no nível organizacional têm como objetivo guiar a instituição estrategicamente. Elas devem ser completamente alinhadas com a cultura organizacional da empresa, já que estão vindo de cima para baixo.
Nível Departamental
Aqui as metas são definidas buscando o sucesso de cada setor ou equipe. Acabam por ser muito mais objetivos, pois estão mais próximos do colaborador “final” do que os OKRs de nível organizacional. As decisões feitas aqui refletirão diretamente o que foi decidido no nível organizacional.
Nível Individual
Essas são os OKRs definidas para cada pessoa, determinando o que deve alcançar com sua atuação única. Esses objetivos buscam consumar o que foi definido no nível departamental.
Qual é a estrutura de um OKR
A estrutura de um OKR é bem simples, já visando um fácil entendimento por parte das pessoas. Cada um deles pode ter um ou mais objetivos principais, além de poder ter mais de um objetivo atrelado à ele. Os campos necessários para se definir um OKR são:
- objetivo: o que se busca alcançar;
- resultados-chave: as métricas que permitem mensurar os resultados.
Podemos dar um exemplo de uma empresa de TI. No nível organizacional, ela pode definir um OKR da seguinte forma:
- Objetivo: Aumentar o faturamento em 50%;
- Resultado-Chave 1: Aumentar o número de clientes – pequenas e médias empresas – em 30%
- Resultado-chave 2: Reduzir em 70% os custos com infra-estrutura;
- Resultado-chave 3: Reduzir custo com equipe terceirizada de suporte em 50%;
Tendo um objetivo de lucrar mais no ano, a OKR de faturamento acima define como métrica uma série de resultados que serão esperados pela empresa. Com isso, o objetivo poderá ser alcançado, de acordo com o que foi planejado previamente.
Esse exemplo é interessante porque mostra uma decisão que muitas vezes é tomada pelas empresas (aumentar o faturamento), além de objetivos claros e alcançáveis. Ter uma redução maciça de custos, por exemplo, é algo necessário para que uma instituição consiga ter uma boa performance financeira.
O ideal é que as pessoas definam entre 3 e 5 objetivos principais, tendo cada um deles entre 2 a 3 resultados-chave. Esses são os números que são observados no mercado.
Podemos ver dessa forma como os OKRs são um recurso-chave para a administração de um negócio!
Quais são os cases de sucesso dessa metodologia
Às vezes é difícil acreditar em técnicas e frameworks que nunca ouvimos falar, não é? Mas o bom do OKR é que ele tem inúmeros cases de sucesso. Vamos citar alguns deles:
O LinkedIn vale, atualmente, mais de 20 bilhões de dólares. Mas nem sempre foi assim. Quando Jeff Weiner, o CEO que revolucionou a empresa, chegou ao cargo, ela era gerenciada do jeito que desse. Vendo essa oportunidade de fazer os resultados chegarem por meio de uma reestruturação, Weiner resolveu adotar a metodologia OKR.
Fazer essa escolha foi o que fez a empresa crescer tanto e ser uma das principais redes sociais do mundo. Hoje os processos internos são todos eficazes e eficientes graças a um caminho pensado e validado por meio de métricas e da utilização do framework.
O caso da Google é o mais emblemático de todos, pois foi o responsável pela fama do OKR. Todos os empregados da empresa tem entre 4 e 6 OKRs trimestrais, buscando alcançar uma determinada média para saberem se estão alcançando os resultados esperados ou não. Além disso, todas as métricas da Google são públicas, ou seja, todos empregados sabem os OKRs uns dos outros.
Isso vale até mesmo para o fundador! Segundo a empresa, isso os ajuda como um todo a entender que existe algo sendo feito, mesmo que nem sempre isso possa ser visto no ambiente.
do Google, para o livro de John Doerr: Measure what matters
Swipely
Mudar de um time de 30 para um de 80 pessoas é algo bem difícil de lidar. Para que o processo da startup desse certo, o seu CEO, Angus Davis, resolveu implementar OKRs. Assim seria possível crescer estruturadamente. E foi isso que aconteceu!
Hoje a empresa consegue faturar mais de 1 bilhão de dólares, fruto de uma cultura focada nos resultados. E a ideia é a de continuar investindo no framework para ver os números serem cada vez melhores.
Como implementar a metodologia de OKRs em uma empresa
Conhecendo o negócio
Uma primeira ação que deve ser tomada antes de definir um OKR é ter uma visão geral dos objetivos da empresa. Para isso, é interessante saber onde se quer chegar em um futuro de médio prazo. As seguintes perguntas podem ajudar nesse sentido:
- Onde sua empresa quer chegar?
- Daqui a 5 anos, em qual patamar você quer ver a sua empresa?
- Quais seria os milestones pra você alcançar esse resultado?
Na hora em que os milestones forem definidos a empresa poderá traçar os objetivos de maneira mais estratégica.
Um dos itens que podem ajudar a medir como foi o último ano é a avaliação de desempenho dos funcionários. Isso pode ser conseguido por meio de um software de avaliação de desempenho. Ter uma ideia de como as pessoas rendem ajuda a definir metas para o futuro.
Tendo uma abordagem top down e bottom up
Um fator que torna os OKRs tão eficientes é a abordagem bottom up, bastante empregada nesse framework. Geralmente empresas utilizam apenas a abordagem top down, ou seja, apenas a diretoria define os objetivos estratégicos, e o restante da empresa precisa cumpri-los de um jeito ou de outro.
Quando você combina as duas abordagens, é possível tirar proveito de ambas. Algumas empresas, como a Endeavor, procuram criar um balanço entre as abordagens. No caso da empresa americana, cerca de 60% das decisões são bottom up, ou seja, com as pessoas definindo o que vão melhorar na sua posição e time.
Assim, é possível ter um alinhamento com o que a alta diretoria espera dos funcionários, além de ter uma coerência com o que eles entendem ser importante para o seu desenvolvimento profissional e da equipe, garantindo também um maior engajamento.
Tendo uma métrica para OKRs
Vale a pena também ter um esquema de pontuação para medir a performance dos OKRs definidos anteriormente.
A Google, por exemplo, tem uma pontuação de 0 a 1.0 para cada trimestre. Algumas considerações são válidas na hora de interpretar os resultados obtidos.
Se uma pessoa sempre alcança a nota máxima, isso quer dizer que ela é competente no que faz, mas que os seus objetivos podem estar mal mensurados. Se for o caso, é interessante desenvolver um OKR mais desafiador, para que a pessoa tenha mais motivação no dia a dia.
Quais os erros mais comuns relacionados a OKRs
Assim como todo aprendizado, trabalhar com OKRs também pode ser um processo difícil no começo. E erros podem acontecer, caso você não se atente a todas as especificações do framework. Para que isso não aconteça, veja conosco o que evitar:
Associar o alcance dos OKRs com bônus salariais
Um dos grandes equívocos que se comete é utilizar OKR como forma de aumentar ou diminuir a remuneração de empregados. Quando essa medida é tomada, o colaborador tem sim uma motivação maior, mas pelos motivos errados.
Não podemos esquecer que a metodologia OKR é uma ferramenta de gestão, e não para medir a eficiência de um empregado. Para isso devem ser utilizadas outras soluções, que podem ser entendidas melhor em nosso blog.
Ter OKRs demais
Ter muitos OKRs para uma mesma área ou pessoa pode ser um grande problema. A ideia não é ter uma lista de tudo o que a pessoa faz, mas objetivos práticos, aquilo que é prioritário e faz parte do escopo principal.
Nesse caso, ter todos os OKRs mapeados pode ser uma ótima forma de saber se não existem mais metas do que o necessário.
Esquecer dos resultados
Existe um termo em inglês chamado “Set it and Forget it”, que significa definir algo e deixar ele rolando. Isso é ruim para as boas práticas de OKR porque faz parte do framework entender os resultados e utilizá-los para tomar decisões futuras.
Assim como já foi falado, é necessário metrificar os resultados de cada OKR para que haja um efeito prático na gestão da empresa.
Apesar disso ser amplamente tratado, é um erro que é comum e precisa ser evitado, principalmente se sua empresa está começando a implantar OKR agora.
Copiar cases de sucesso
Um dos perigos em gestão de projetos e pessoais é copiar ideias que deram certo, simplesmente por esse fator. O ideal é que cada empresa estude a fundo como a metodologia funciona, adapte o que é necessário à sua realidade, e só depois disso coloque o processo em prática.
Por mais que seja tentador utilizar as mesmas ideias que os gigantes de TI ou demais áreas, devemos lembrar que uma metodologia só é eficiente se for bem estudada e adaptada ao contexto correto.
Uma boa forma de criar um plano adaptado ao seu negócio é trabalhar com níveis de maturidade. Assim é possível aproveitar as divisões naturais de poder que uma empresa tem, além de agrupar as pessoas em áreas que sejam melhores de mapear.
Ter pressa na implementação dos OKRs
Assim como um planejamento estratégico, a metodologia OKR é algo de longo prazo. Não deve ser confundida com os planejamentos operacionais e táticos, que tratam de ações mais rápidas. Essa noção é necessária para que evite uma ansiedade de ver resultados acontecendo em pouco tempo.
Um dos problemas de ter pressa na implementação é que os próprios empregados podem ficar perdidos, sem conseguir focar e saber no que devem melhorar ao longo dos dias. Uma forma de melhorar isso é criar OKRs por níveis, gradativamente.
Primeiro, criar metas para o nível estratégico, ver os resultados e após isso aplicar nos níveis mais inferiores do negócio. Assim é possível ter um controle maior sobre os resultados e mudar caso perceba-se algum gap no meio do caminho.
Como definir bons OKRs
Esteja alinhado
Se o CEO de sua empresa se convenceu de que vai implementar as OKRs, então ele precisa se certificar de que as pessoas que irão conduzir este processo estão preparadas (RH e Gestores). A participação e engajamento dos gestores é essencial.
Eles precisam saber como a área deles se encaixa na estratégia da organização, como orientar as pessoas e ajudá-las a definir objetivos alinhados com os objetivos da organização.
Monitore o processo
Mais do que ter metas e objetivos bem estabelecidos, use ferramentas que ajudem a medir o desempenho de OKRs. Use recursos como inteligência artificial e big data para tirar insights poderosos sobre o que pode ser aprimorado nos próximos OKRs.
Existem diversas empresas que têm trabalhado com inteligência em Recursos Humanos e Administração. Sabendo disso, procure se inteirar sobre as ferramentas que são criadas nesse sentido e aplique-as no dia a dia da sua empresa. Será uma ótima forma de crescer com o conhecimento do seu próprio negócio!
Priorize a transparência
Ao final de cada rodada de OKRs, fale abertamente sobre os números. Mostre como foi o desempenho geral. Faça com que as pessoas entendam sua importância no plano macro da instituição. Isso pode servir como um motivador.
Mesmo que os números não sejam os melhores possíveis, faça com que eles sejam entendidos. Isso fará com que as pessoas tenham mais atenção aos OKRs da próxima vez.
Administre resultados
Uma dúvida que pode acontecer é achar que os OKRs vão definir o esforço para cada tarefa. Não, eles servem unicamente para fins de objetivos e metas. Não use os OKRs para mensurar o quão difícil as tarefas são. Para isso existem outros meios de avaliação.
Vale a pena ressaltar também que muitas pessoas confundem objetivos com tarefas. É necessário entender que existe diferença entre esses dois conceitos e que essa diferenciação é o que ajuda o gestor a tomar decisões mais assertivas.
Se você usar OKRs para medir a dificuldade de cada ação, os insights não serão acurados. Como já falamos, a inteligência de dados é o que garante uma avaliação efetiva nos processos administrativos. Dessa forma, use OKR para o que ele foi designado, de forma a garantir precisão nas informações.
Seja disciplinado
Como toda nova implementação, existe o risco de que os resultados não sejam os melhores no começo.
Mas não desista! Como você viu, as maiores empresas de tecnologia têm seu sucesso diretamente ligado a OKRs. Nem todas elas tiraram grandes frutos no curto prazo.
Mudanças nesse sentido costumam levar tempo, ainda mais se você seguir nossa dica de aplicar OKRs por níveis, começando da gerência para as áreas menores. Isso com certeza vai ser um processo demorado e gradativo. Mas, fique firme que os resultados serão logo visíveis.
Conclusão
Por mais que seu negócio esteja indo bem, há sempre o que melhorar! Como vimos neste post, os OKRs são umas das formas de potencializar lucros, bem-estar dos funcionários e comunicação interna. Vimos também que é importante saber como implementar essa metodologia para que ela seja efetiva e funcional.
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