Empreendimentos são construídos por pessoas. A união delas em torno de um objetivo em comum faz com que o sucesso corporativo seja alcançado. Entretanto, pessoas são diferentes umas das outras, tendo atritos e dificuldades na convivência diária. Sendo assim, como motivá-las e manter uma coesão entre diretoria e colaboradores?
Neste post, vamos explicar como fazer one-on-one e de que forma esse recurso é importante no mundo da gestão. Além disso, vamos citar as melhores práticas para que você aplique as reuniões no seu negócio e tire o melhor proveito delas. Continue a leitura e acompanhe!
O que é uma one-on-one
Uma one-on-one é, em poucas palavras, uma reunião entre gestor e seu liderado. Em empresas com altos índices de engajamento de funcionários, essas reuniões são algo comum. Se na sua empresa, os gestores ainda não adotam essa prática, tranquilize-se, pois vamos explicar as vantagens dessa ferramenta e como fazer one-on-one.
Existem diversas empresas que aplicaram essa modalidade de reunião e viram os resultados na prática. Em algumas, a periodicidade desses encontros é semanal, e em outras, quinzenal. A regra geral é que o espaço de tempo entre uma reunião e outra não ultrapasse um mês, para que não ocorra um desalinhamento do que foi conversado desde a última ocasião.
A ideia dessas reuniões é que sejam o relacionamento base entre o gestor e seu comandado. Isso ajudará a criar um vínculo de confiança, algo muito necessário no ambiente corporativo. Dessa forma, é possível que a empresa transmita seus valores e aspectos culturais. É uma espécie de efeito cascata, indo da diretoria para os demais setores.
Em alguns casos, CEOs e gerentes optam por realizar reuniões one-on-one com os colaboradores — com um espaçamento maior, nesse caso. Essas reuniões também são válidas, mas não devem substituir as recorrentes.
Importância para os stakeholders
Seja para o gestor ou para o colaborador, as reuniões one-on-one geram benefícios para todos os envolvidos. Como estamos em uma era digital, é muito fácil que nossas comunicações sejam 100% virtuais. E-mails, WhatsApp, Slack e várias outras ferramentas de videoconferência acabam sendo o meio por onde nossas relações se dão no trabalho.
Quando uma cultura de one-on-one é aplicada, conseguimos um maior engajamento entre as pessoas. Elizabeth Grace, autora do livro How to Invest Your Time Like Money, diz que one-on-one é a ferramenta de produtividade mais importante que um gestor pode ter.
Imagine as possibilidades que um departamento totalmente alinhado com a empresa pode ter. Pessoas que entendem a visão institucional e se identificam com a missão e os propósitos da empresa conseguem abrir portas incríveis para novos aprendizados. E isso beneficia a todos: empresa, líderes e liderados.
Agora que você já sabe a importância da ferramenta, vamos ver algumas dica de como fazer one-on-one:
1. Planejamento é primordial
Para que a conversa seja a mais produtiva possível, é essencial estruturar suas reuniões. Para isso, elabore uma pauta simples com os assuntos que você gostaria de conversar com cada funcionário.
Ao organizar suas primeiras one-on-ones, tenha em mente que seus funcionários podem estar apreensivos para este primeiro momento. Uma das formas de amenizar esse sentimento é abrir espaço para que os funcionários também tragam assuntos para a pauta da reunião.
A pauta irá funcionar como um roteiro. Caso seja necessário falar sobre algum assunto que deixará o funcionário desconfortável (por exemplo, dar um feedback negativo sobre algo), lembre-se também de incluir um assunto para falar de um aspecto positivo do colaborador. Isso evitará que funcionário associe a reunião de one-on-one à algo negativo.
2. Evite fazer da one-on-one uma reunião somente de status report
É inevitável que durante essa reunião o seu funcionário comece a falar sobre o status das atividades que ele executa. Deixe ele falar. Mas lembre-se que um dos objetivos da one-on-one é falar sobre a carreira e o desenvolvimento do funcionário também.
Uma das principais qualidades de um bom gestor de pessoas é atuar como uma espécie de mentor para o seu liderado. Por este motivo, é importante entender quais são as expectativas do seu funcionário em relação à função que ele executa na empresa e o que ele deseja em relação ao futuro.
3. Incentive a prática de resolução de problemas
Prepare-se: Você vai ouvir reclamações. De todos! E isso não é ruim! Lembre-se que reclamar é algo natural para muitas pessoas. :) Se não fosse, nós nasceríamos sorrindo.
Ouça o que seu funcionário tem a dizer e procure identificar problemas onde ele conseguiria atuar. Após identificar estes problemas, incentive-o a encontrar soluções para os problemas que ele relatou. Isso também vai ajudar a criar um senso de responsabilidade e inclusão no colaborador.
4. Estabeleça uma frequência
Atenção para o seu cronograma. Para que as reuniões de one-on-one sejam eficientes, é importante observar a sua agenda e a agenda dos seus liderados. Afinal, não queremos sobrecarregar ninguém.
O ideal é que o convite para uma reunião de one-on-one seja uma iniciativa do próprio funcionário. Porém, antes de sair solicitando que todos os seus funcionários marquem seus compromissos com você, observe se isso não irá sobrecarregar o seu tempo.
Por exemplo: digamos que você tem 8 funcionários na sua equipe e os 8 resolvem agendar reuniões para o mesmo dia. Dependendo do tempo que você irá dedicar para cada one-on-one, isso pode lhe custar um dia inteiro de agenda. Portanto, tenha cautela.
Se o seu time for grande, procure reservar uma ou mais janelas de tempo durante um período (semana, quinzena, mês). Comunique o seu time sobre os horários que estão disponíveis e incentive-os a agendar um horário. E para aquele funcionário mais tímido que não reservou. Vá atrás dele. Agende você mesmo o seu horário com ele. :)
Sobre a frequência destas reuniões, o ideal é que elas ocorram pelo menos uma vez a cada quinze dias. Mais isso pode variar de acordo com o tamanho do seu time e a maturidade dos seus funcionários.
5. Conscientize-se da importância destas reuniões.
Já deu para perceber que apesar de simples, as one-on-one não são tão fáceis de implementar, desenvolver e preparar. Como é um processo que envolve a disponibilidade das pessoas, pode ser que ela enfrente problemas. Para evitar isso, busque relembrar as pessoas sobre a importância dessas reuniões.
Como existe o problema das agendas cheias, siga algumas dicas:
- Procure não desmarcar essas reuniões. Ela é importante não só para o funcionário, mas é também uma ótima oportunidade de desenvolvimento para o gestor.
- Procure não chegar atrasado. O seu compromisso é com o seu funcionário e quando você atrasa, você está passando a mensagem de que não respeita o tempo dele. Se o atraso for inevitável, envie uma mensagem para ele comunicando sobre o atraso e combine um novo horário.
- Estabeleça a frequência junto do colaborador: Esta é uma medida que você e seu funcionários conseguirão balizar a medida que realizarem as primeiras reuniões.
Como você viu, as reuniões one-on-one são uma ótima ferramenta para que as pessoas estejam mais conectadas com a diretoria e a gestão dos seus espaços de trabalho. Para que isso seja efetivo, siga as dicas que demos, e o resultado será visível.
Gostou de saber mais sobre o assunto? Caso você tenha dúvidas sobre como fazer one-on-one e queira solucioná-las, deixe um comentário! Nosso time de especialistas vai respondê-lo prontamente, para que suas dúvidas sejam sanadas da maneira certa. Conte conosco!
