Como o Onboarding pode definir a experiência do novo contratado

Uma má integração pode deixar seus funcionários com menos confiança em suas novas funções, diminuir o engajamento e um risco maior de abandonar o navio quando virem uma posição nova e mais empolgante em outro lugar. Por outro lado, as empresas que implementam um programa formal de integração podem ver maior retenção de funcionários entre os novos recrutas e maior produtividade dentro do mesmo grupo. 

À medida que o mercado de trabalho mundial continua mudando, as empresas que retêm os principais talentos e investem em suas forças de trabalho serão as que investem na integração de funcionários, ainda mais no contexto da Great Resignation.

Por isso, um dos principais objetivos da integração deve ser definir novas contratações para o sucesso e diminuir o tempo que leva para que elas se sintam confortáveis em suas novas funções. Isso só funciona se os processos de integração forem projetados estrategicamente com o objetivo final em mente. Mas a integração se tornou ainda mais desafiadora com o surgimento do trabalho remoto e híbrido. Em uma pesquisa de 2020 da Workable, os entrevistados em RH relataram treinamento ou integração remota como o maior desafio de contratação durante a pandemia, e continuaram a desafiar os empregadores.

Relacionamentos fortes não são construídos sobre bases ruins. Se você deseja melhorar sua retenção de talentos, precisa melhorar a experiência de integração de seus funcionários. A maioria dos programas de Onboarding tem duração de até 90 dias, porém esse período pode se estender dependendo da complexibilidade da função.

Por isso, algumas dicas de como tornar esse processo mais bem sucedido para as próximas contratações da sua empresa.

As chaves para o sucesso da integração

Um curto programa de integração não é a única coisa que prejudica as experiências de seus novos funcionários. As contratações recentes também precisam de oportunidades para formar relacionamentos no local de trabalho com seus gerentes, colegas e principais partes interessadas, inclusive aproximação com seus gerentes ou superiores. 

No entanto, muitos gerentes não têm a capacidade de apoiar ou implementar programas de integração. Além disso, empresas menores (e mesmo algumas maiores) não oferecem programas de orientação. Ao não oferecer oportunidades de orientação a novos contratados, eles perdem a chance de desenvolver os relacionamentos necessários para ter sucesso em seu novo ambiente de trabalho.

É fundamental garantir que a experiência de cada novo funcionário no local de trabalho seja positiva – mas saber quais passos você precisa tomar para criar um plano de integração eficaz pode parecer opressor. As três etapas a seguir podem ajudar os gerentes a criar processos estratégicos de integração que definem novas contratações para o sucesso e melhoram a retenção de funcionários.

1. Estabeleça metas e medidas claras para o sucesso

Antes de estabelecer um novo programa de onboarding, você deve começar analisando seus objetivos de integração. Aqui estão algumas perguntas que você deve fazer:

• Você identificou e explicou claramente os regulamentos, políticas e procedimentos que os funcionários precisam cumprir?

• Você definiu claramente as expectativas de trabalho dos funcionários e as vinculou a medidas concretas e com prazo limitado?

• Depois de concluir o programa, os funcionários terão uma compreensão completa da cultura da sua empresa e receberão apoio para estabelecer todos os relacionamentos vitais para seu sucesso?

• Onde os recursos da sua organização precisam ser aprimorados para executar esse novo programa?

• Após a conclusão do programa de onboarding, como você melhorará e manterá o equilíbrio entre vida pessoal e profissional dos novos contratados de forma contínua?

Depois de criar um conjunto de metas, é hora de decidir como você planeja medir o sucesso. Suas medidas devem estar diretamente vinculadas aos seus objetivos e incluir métricas quantitativas (como a porcentagem de novos contratados ainda empregados em sua empresa após um ano) e métricas qualitativas (como feedback de novos contratados sobre sua experiência de integração). Chegar a essas metas e medidas requer a contribuição das partes interessadas em toda a organização, portanto, certifique-se de reservar um tempo para se reunir com os líderes da empresa antes de seguir em frente.

2. Crie uma equipe de integração multidepartamental

Se você deseja melhorar a experiência do funcionário no local de trabalho, precisa criar um processo de onboarding que vá além do RH e envolva outras áreas da empresa, incluindo equipes relevantes, principais partes interessadas e o CEO.

Quanto mais cedo os gerentes puderem apresentar novas contratações para sua equipe, melhor. Antes de fazer a apresentação, verifique se a equipe sabe por que o novo funcionário foi contratado e quais funções ele desempenha na equipe ou em toda a organização. Embora facilitar relacionamentos sólidos com a equipe possa ser um investimento de tempo inicial maior, pode ajudar a aumentar a produtividade e o desempenho dos funcionários.

É importante lembrar que os novos contratados também interagem com as partes interessadas fora de sua equipe imediata. No entanto, nem sempre é óbvio para os novos funcionários como eles trabalharão com essas pessoas ou a melhor maneira de se conectar com elas. Os gerentes podem ajudar a construir esses relacionamentos fazendo uma lista de nomes, incluindo notas sobre quem são e como são importantes para a empresa. É importante garantir que as conexões estejam funcionando sem problemas, então agende um horário para verificar com as partes interessadas e garantir que a rede de novos contratados esteja se unindo.

Uma introdução muitas vezes esquecida (mas crítica a ser feita) é entre sua nova contratação e o CEO da sua empresa. Se você tem uma organização menor, agende um café individual ou em grupo entre o (s) novo (s) contratado (s) e o líder da sua empresa. Se isso não for realista devido ao tamanho da empresa, localização ou restrições de tempo, tente realizar uma reunião social entre os funcionários mais novos, a equipe executiva e seu CEO. Conectar novas contratações ao CEO dará a eles uma sensação de inclusão na empresa, bem como consolida a ideia de que o crescimento que representam para a empresa é importante.

Além disso, conhecer o CEO oferece aos funcionários uma janela direta para a cultura da empresa e que tipo de experiência do funcionário eles podem esperar. Uma ótima primeira reunião com o CEO permanece com os funcionários por muito tempo, impactando positivamente seu senso de pertencimento e comprometimento, o que, por sua vez, impulsiona uma melhor retenção e desempenho.

3. Ofereça suporte durante toda a jornada de integração

Durante o onboarding, os responsáveis pelo processo devem se concentrar em reduzir o tempo gasto nas funções administrativas dos novos contratados e aumentar o tempo gasto no coaching de desempenho e na criação de conexões. 

Idealmente, o RH equipou você com uma plataforma tecnológica que lida com essas tarefas importantes. Usando essas ferramentas, você poderá implementar e acompanhar as melhores práticas de integração em tempo real em cada etapa do processo, como as seguintes:

• Antes do início de uma nova contratação, você pode fazer com que ela se registre no portal de integração da sua empresa para que possa ver um vídeo de boas-vindas, preencher a documentação inicial e receber a programação do primeiro dia e o programa de onboarding personalizado geral. Você também pode verificar se todas as partes interessadas relevantes foram notificadas da chegada pendente do novo contratado.

• No primeiro dia, você pode acompanhar se o novo contratado concluiu com êxito a programação do dia, incluindo se foi apresentado às principais partes interessadas, foi colocado em sua estação de trabalho, recebeu suas ferramentas de negócios e concluiu o programa de aprendizado do primeiro dia. Você também pode receber feedback dos funcionários sobre a experiência do primeiro dia, permitindo que você tome medidas corretivas.

• Para o restante do programa de onboarding, você pode monitorar se os novos contratados leram informações críticas da empresa, verificar as taxas de conclusão e aprovação para módulos de e-learning e avaliar o impacto da experiência de integração na consecução das principais metas de integração em nível individual.

• Ao final do programa, você terá um painel abrangente descrevendo o nível de realização em cada uma de suas metas de integração para que você possa ver o que está funcionando e o que precisa ser melhorado.

Por fim, você vai querer garantir que esse novo programa se integre ao seu sistema geral de gerenciamento de recursos humanos. Dessa forma, você pode acompanhar facilmente o impacto do onboarding no desempenho real de novos contratados no trabalho e nos níveis de satisfação dos novos funcionários.

Durante um período em que as empresas estão lutando para reter talentos, é imperativo criar um forte processo de integração para novas contratações. Ao implementar um programa estratégico de integração, os gerentes podem construir a confiança dos novos contratados, aumentar o engajamento e criar um ambiente que retenha talentos por muitos anos.

Para ajudar neste processo, indicamos também uma leitura sobre a importância da cultura da empresa, como investir em People Analytics ou mesmo como montar e manter uma boa avaliação de desempenho na sua organização. Se essas são prioridades para a sua empresa, a Appus tem a ferramenta certa para te ajudar. Entre em contato para saber mais.