O que você precisa saber sobre a transformação digital do RH?

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Nem é preciso dizer que a tecnologia impactou o trabalho e os processos do mundo corporativo. Com uma abrangência em todos os âmbitos e setores, é preciso pensar em como aplicar os novos conceitos e ideias. Por isso, torna-se tão importante pensar na transformação digital do RH.

Muito mais que apenas automatizar processos seletivos e cálculo de folha de pagamento, as tendências tecnológicas contribuem para gerir as pessoas, compreender a satisfação dos colaboradores e buscar ideias para aprimorar o clima organizacional.

É a ideia do People Analytics aliado à transformação digital. Assim, sua empresa reconhece que o capital humano é o recurso mais valioso da organização e ainda mensura o que faz a equipe ser engajada, produtiva e motivada. Porém, ainda há algumas questões a considerar.

Por isso, neste artigo tratamos mais sobre a ideia de aliar RH e tecnologia, os impactos causados, suas vantagens e como implementar. Confira!

O que é a transformação digital?

A transformação digital é definida como a incorporação da tecnologia para aprimorar o desempenho de toda a organização. Por meio da automação permitida pela implantação de soluções, a empresa tem maior alcance no mercado, pode aumentar sua fatia de participação — o market share — e atingir melhores resultados.

Para que essa proposta seja colocada em prática, é preciso executar uma mudança estrutural no negócio. Isso significa que apenas ter um site e um blog ou trabalhar com equipamentos de última geração é insuficiente para inserir a companhia nesse contexto.

É necessário utilizar os recursos tecnológicos como um elemento central e estratégico, que simplifique os fluxos de trabalho e envolva todas as pessoas em uma atuação verdadeiramente colaborativa. Com a compreensão desse aspecto, fica claro que a integração da tecnologia na empresa deve ser total, a fim de alterar a operação e agregar valor aos clientes internos e externos.

Quais são os impactos causados pela transformação digital?

As alterações implementadas nas rotinas produtivas e até mesmo no trabalho estratégico geram efeitos visíveis e bastante significativos. É possível visualizar, por exemplo, a maior agilidade do fluxo de informações e de armazenamento, inclusive quando há grandes volumes de dados.

O comportamento dos colaboradores também é alterado, porque os processos ágeis e automatizados exigem atenção. Da mesma forma, asseguram uma produtividade maior, porque a solução utilizada consegue realizar rapidamente as atividades que tomariam muito tempo de um profissional.

Dentro desse contexto, alguns impactos derivados da transformação digital são os listados a seguir.

Automação de atividades operacionais

As tarefas manuais e que exigem muito tempo do colaborador podem ser executadas com mais agilidade pelos softwares para gestão de pessoas. Esses sistemas tornam os processos mais práticos e rápidos e menos passíveis de erros, o que diminui a possibilidade de retrabalho.

No RH, por exemplo, atividades importantes — mas normalmente delegadas ao Departamento Pessoal — podem ser automatizadas, como folha de pagamento, faltas, benefícios, férias etc. Perceba que a automação dessas operações ainda reduz a burocracia e permite que os profissionais se dediquem à gestão de pessoas, por exemplo, ao identificar a necessidade de treinamentos e fazer um trabalho de gerenciamento comportamental ou de alinhamento aos objetivos estratégicos da empresa.

Monitoramento de métricas e resultados

O acompanhamento da evolução organizacional e dos indivíduos de cada equipe só pode ser feito por meio de métricas e/ou indicadores. Porém, como mensurar quando o elemento a ser verificado é qualitativo? Esse é o caso da gestão de pessoas, que procura descobrir o nível de satisfação dos talentos, por exemplo.

A tecnologia também pode ajudar nesse cenário. Como indicamos lá no início do artigo, é possível usar os métodos de People Analytics para efetivar o RH estratégico e mensurar avaliação de desempenho e pesquisa de clima. Com os dados obtidos, você pode aprimorar a gestão ao traçar estratégias precisas e mais acertadas.

Além disso, as métricas podem indicar como está o desempenho da equipe, qual é o nível de produtividade, se determinado treinamento foi efetivo e qual descrição é a mais adequada para as vagas disponíveis. Em outras palavras, há um impacto relevante na seleção de pessoas e no ambiente de trabalho.

Gestão da informação

A quantidade de informações e dados gerada diariamente pelas empresas deve ser bem aproveitada para evitar que o conhecimento se torne obsoleto. O compartilhamento do aprendizado também agrega valor e mede as experiências de aprendizagem. Desse modo, há ganhos para a companhia e também para o profissional.

A digitalização de documentos contribui muito para a gestão da informação. Ela traz acessibilidade aos dados e garante que os indicadores de desempenho sejam mais precisos. Com isso, o RH consegue estabelecer ações internas mais valiosas para melhorar o comportamento geral e desenvolver líderes e pessoas.

Implementação de ferramentas inovadoras

O propósito da tecnologia é criar soluções mais adequadas para empresas e pessoas, a fim de utilizá-las em finalidades diversas e com a otimização do tempo. Em uma companhia, é possível implantar ferramentas nos mais diversos setores, inclusive no RH, de diferentes formas — como já apresentamos, processo de recrutamento e seleção, automação de atividades operacionais e mais.

Quais são as mudanças proporcionadas pela transformação digital do RH?

Os projetos estimulados pelas mudanças tecnológicas geram investimentos significativos. A implementação da Internet das Coisas, por exemplo, exigirá em torno de 15,6 bilhões de dólares até 2020, conforme estudo da IDC Latin America. Mas como fica a transformação digital no RH, especificamente?

Esse setor é, tradicionalmente, um agente de mudanças ativo e, ao mesmo tempo, um cocriador da cultura e dos valores organizacionais. É a partir dele que os colaboradores são valorizados e que a visão de futuro da empresa é fortalecida e colocada em prática.

Nesse cenário, o trabalho deixa de ser altamente operacional para se adotar um caminho estratégico para o RH. Em vez de se preocupar com atividades de Departamento Pessoal — como cálculo de folha de pagamento e benefícios —, a equipe pode voltar sua atenção aos profissionais.

Desse modo, é possível melhorar o clima organizacional, aumentar a satisfação das equipes e torná-las mais produtivas e motivadas. Outro aspecto fundamental é a eliminação de barreiras entre o RH e a empresa. Isso significa que os dados passam a ser compartilhados por todos, o que possibilita o aperfeiçoamento dos métodos de trabalho e a geração de insights relevantes, que contribuem para as tomadas de decisão.

Como implementar?

A adoção da transformação digital no RH do futuro pode acontecer de diferentes formas. Não há uma abordagem correta ou única, uma fórmula mágica que se adapte a todos os contextos e cenários corporativos.

A consultoria Deloitte especifica que há três âmbitos do RH mais influenciados pela tecnologia. São eles:

  • força de trabalho digital, para que as empresas criem ações de gerenciamento a partir de uma cultura inovadora e baseada em colaboração;
  • ambiente de trabalho digital, a fim de gerar um cenário que estimule a produtividade a partir da adoção de ferramentas de comunicação modernas, que promovam o engajamento e o bem-estar;
  • RH digital, com o propósito de decidir como será a operação para oferecer soluções inovadoras e crescer continuamente.

De acordo com esse viés, a Deloitte ainda indica que:

  • 56% das organizações desejam alavancar o uso de ferramentas móveis e digitais;
  • 51% buscam redesenhar os processos para implementar esse modelo de negócio;
  • 33% usam alguma solução de inteligência artificial (IA) e 41% criam aplicativos para oferecer serviços de RH.

A partir desse contexto amplo, como começar a transformação digital no setor de RH? Citamos algumas das principais etapas abaixo. Veja!

Redefina a missão do RH

Esse setor é estratégico e deve ser voltado para a gestão de pessoas. É papel do RH tornar a equipe engajada e consciente da importância da tecnologia nos processos. Para implementar o modo de pensar digital, é necessário conhecer as estruturas dos times e analisar a rede organizacional e os modelos de liderança nesse novo contexto.

Atualize a tecnologia utilizada

Os sistemas utilizados hoje pela sua empresa e que são importantes são chamados de legados. Eles devem continuar em funcionamento, mas de forma integrada às novas tecnologias implementadas. Com as soluções em nuvem, por exemplo, os dados ficam mais acessíveis. É assim que se consegue chegar ao profissional de RH do futuro.

Forme uma equipe digital

Os talentos do RH também devem estar preparados e ter um mindset voltado para o digital. Ao criar uma equipe específica para isso, você consegue explorar oportunidades e construir outras. Além disso, percebe quais iniciativas trazem mais resultado para o negócio a partir de sua cultura, missão, visão e valores.

Adote a inovação como estratégia central

As práticas da gestão de pessoas devem ser continuamente revistas e passar por processos inovadores. A melhoria do gerenciamento da performance é a chave do sucesso e deixa a empresa mais alinhada às suas propostas e aos objetivos descritos no planejamento estratégico. Isso também facilita a busca por candidatos que tenham o perfil desejado para criar equipes de alto desempenho.

Utilize o benchmarking

O benchmarking é o método que permite analisar o que os concorrentes fazem para descobrir as melhores estratégias. Com essa visão, você tem uma ideia mais clara de quais ações podem ser exitosas e quais não agregam muito valor. Assim, também é mais fácil incentivar a inovação e ultrapassar os desafios inerentes ao processo de implementar a transformação digital na gestão de pessoas.

Crie uma experiência positiva para os colaboradores

O chamado onboarding é uma prática que visa a aproximar o novo talento da cultura organizacional. Em uma explicação mais simples, é a ideia de melhorar a experiência dos profissionais para que eles fiquem mais engajados e motivados.

Quer exemplos de como fazer isso? A Netflix designa um mentor para acompanhar os contratados nos primeiros dias. Já a Google os apresenta aos principais executivos da empresa. Agora, falta pensar o que traria melhores resultados para o seu negócio.

De toda forma, lembre-se de que o onboarding tem o intuito de fazer os colaboradores ingressarem efetivamente na cultura e nos processos organizacionais. O resultado é uma compreensão mais rápida das especificidades de sua função e um maior aprofundamento nas atividades.

Aprimore a gestão do clima organizacional

A empresa que tem alta rotatividade de colaboradores — o conhecido turnover — ou amplo absenteísmo precisa pensar em gerenciar melhor seu clima organizacional. A tecnologia pode ajudar por meio da coleta de dados valiosos, que geram informações relevantes e insights pertinentes sobre o que precisa ser melhorado.

Você pode descobrir, por exemplo, que determinada equipe tem problema com um gestor. Ou que os benefícios oferecidos estão inadequados para a maioria dos colaboradores. Ou ainda que um percentual elevado de pessoas gostaria de ter um horário mais flexível.

Todos esses detalhes, que podem até parecer pequenos, interferem na motivação e na produtividade. Ao utilizar os dados coletados, você pode obter informações analíticas específicas, que levam a uma precisão maior nas atividades realizadas.

Quais são os benefícios?

A implementação da transformação digital no RH traz várias vantagens. Como esse processo impacta quantitativa e qualitativamente o negócio, os resultados alcançados são muito melhores e mais abrangentes. Eles podem ser de curto, médio ou longo prazo. O importante é que podem ser verificados e reforçam a importância da tecnologia no RH.

Então, quais benefícios são alcançados? Acompanhe os principais!

Estabelecimento de políticas digitais eficientes

A transformação digital interfere no comportamento organizacional e, por isso, exige a criação de políticas digitais eficientes. Com isso, os profissionais compreendem o valor da tecnologia para a evolução e o crescimento do negócio. A consequência é um uso mais consciente e o aproveitamento máximo das oportunidades indicadas.

Facilidade para acompanhar métricas

Os softwares de gestão de pessoas coletam dados importantes, que assinalam os resultados alcançados pela empresa. Por meio dessas informações, você consegue verificar a evolução do negócio e do setor. Ao mesmo tempo, tem a oportunidade de identificar a necessidade de melhorias.

Aumento do engajamento dos colaboradores

O profissional do RH tem como função mensurar a satisfação, a motivação e o engajamento das equipes. Porém, esses elementos são qualitativos e mais difíceis de avaliar. A tecnologia facilita o processo porque permite realizar pesquisas, jogos corporativos, enquetes e dinâmicas que apontam como está o cenário organizacional.

Organização dos dados dos profissionais

A digitalização exigida pelo governo federal por meio das ações incluídas no Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) requer uma organização maior dos dados, que simplifique e agilize a relação entre empresa e talento. O controle permitido pela tecnologia aumenta o poder de negociação entre as partes envolvidas e melhora a gestão de documentos.

Transparência na concessão de benefícios

Um dos fatores que aumenta a atração e a retenção de colaboradores são os benefícios oferecidos, que se tornam um verdadeiro diferencial competitivo. Com a concessão de vantagens além da remuneração, a comunicação se torna mais fluida e os profissionais tendem a se engajar mais.

Já a tecnologia contribui para uma gestão mais ágil e precisa, que garanta o máximo de satisfação em relação a esse quesito. Ela integra os dados, aponta os que são mais bem aceitos e aqueles que estão atrasados. Essa visão possibilita entender qual é o real valor de cada benefício e permite fazer uma reavaliação dos que devem ser mantidos e daqueles que precisam ser substituídos.

Melhoria na avaliação de talentos para formar líderes

As organizações precisam trabalhar continuamente o desenvolvimento da liderança para garantir a continuidade e evitar a dependência de um profissional específico. A transformação digital facilita a coleta de dados que ajudam a entender o crescimento de cada pessoa e quando ela está preparada para ser promovida.

Esse aspecto também favorece a redução do turnover, porque o colaborador sabe que pode crescer na empresa e compreende quais etapas devem ser perseguidas para chegar aonde deseja. Para a empresa, é a oportunidade de diminuir os custos com recrutamento e seleção, além de preservar o capital intelectual.

Geração de relatórios com dados atualizados

A efetivação de um RH estratégico depende de gerar relatórios precisos, que indiquem como está o alcance dos objetivos estratégicos. Pela automação, os dados permanecem atualizados. Dessa forma, há mais precisão na análise realizada e uma tomada de decisão mais acertada, já que as informações subsidiam a escolha do caminho a ser seguido.

Eficácia no processo de recrutamento e seleção

A escolha de novos colaboradores é uma das etapas mais importantes para uma empresa. Um erro nesse processo pode fazer o indivíduo se sentir desmotivado. A falta de alinhamento também interfere negativamente na produtividade.

A transformação digital, com suas ferramentas e seus recursos, oferece um patamar de conhecimento mais amplo sobre o negócio e seus colaboradores. Isso simplifica a descrição de atividades, bem como sua documentação. Assim, os profissionais do RH podem acessar as informações sempre que precisarem buscar um candidato.

O que esperar dessa tendência?

A transformação digital do RH continuará em crescimento. Por mais que você ainda esteja despreparado, precisa mudar esse cenário. Caso contrário, terá que “correr atrás do prejuízo”.

É preciso considerar que o RH tem um papel fundamental para o mundo corporativo. Nesse contexto, a transformação digital visa a uma atuação mais acertada e alinhada com os propósitos organizacionais. Portanto, é uma estratégia que precisa ter suas tendências consideradas.

Quais são elas? Apresentamos as principais logo abaixo.

Flexibilização da jornada de trabalho

A carga horária já é maleável em várias empresas. As startups, por exemplo, são bastante conhecidas por terem essa peculiaridade. Porém, a transformação digital deve ampliar esse benefício.

Com a tecnologia, os colaboradores têm a oportunidade de executar suas atividades a partir de qualquer lugar. As tendências — como o Bring Your Own Device (BYOD) e a mobilidade proporcionada pelos dispositivos móveis — ainda permitem realizar atividades na modalidade home office.

Integração entre RH e TI

Os diferentes setores da organização dependem da integração de processos para realizarem suas atividades adequadamente. Na Era da Informação, descartar esse bem valioso ou deixá-lo desprotegido é um erro que não pode ser cometido. É aí que entra a importância da TI.

Ao estar integrado ao RH, esse setor garante a organização, a atualização e a segurança das informações. As suas áreas também têm acesso aos mesmos dados e podem traçar estratégias em conjunto para facilitar o fluxo de trabalho e a rotina dos colaboradores.

Gestão do conhecimento e da informação

A geração de dados e informações deve se transformar em conhecimento para que os gestores tenham insights relevantes e tomem decisões estratégicas. A troca de aprendizado também desenvolve a organização e agrega valor ao negócio e aos clientes internos e externos.

Uso de IA

A inteligência artificial já chegou ao RH e ajuda a amadurecer a cultura organizacional. Por meio dessa tecnologia e do People Analytics, você consegue gerenciar os colaboradores de forma estratégica pela coleta, análise e organização de informações. A IA ainda colabora para a criação de planos de desenvolvimento de carreira mais alinhados aos interesses pessoais de cada indivíduo.

Revisão de processos ineficientes

A automação proporcionada pela tecnologia impacta significativamente o fluxo de trabalho. No entanto, os processos também podem ser revistos e aqueles que forem ineficientes são automaticamente eliminados. A ideia é usar um software de gestão de pessoas bem estruturado e que atenda às demandas do negócio. Assim, as informações são aprimoradas e mais bem interpretadas.

Revisar os processos ainda implica melhorias na produtividade e na satisfação das equipes, porque suas atividades são simplificadas e mais facilmente executadas. Em suma, é importante priorizar a cultura organizacional que preza pela evolução tecnológica.

Autogerenciamento

A ideia de que cada colaborador deve saber o que fazer e quando entregar suas atividades é imprescindível na transformação digital. Cada indivíduo tem a oportunidade de se autogerenciar, o que elimina processos ultrapassados e simplifica o trabalho do RH. Da mesma forma, essa atitude aumenta a transparência entre profissional e companhia, além de contribuir para a rotina dos líderes.

Como ficou bastante evidente, a transformação digital do RH é muito mais ampla que apenas automatizar algumas funções. Apesar de esse ser um aspecto fundamental, é preciso mudar toda a cultura corporativa para alcançar resultados mais significativos. É assim que você conseguirá aliar produtividade, engajamento, satisfação e motivação.

E você, achou interessante saber mais sobre esse assunto? Aproveite e compartilhe este conteúdo nas suas redes sociais para ajudar outros gestores de RH a pensar sobre as mudanças que estão acontecendo!

Este texto foi produzido por Fabíola Thibes, em parceria com a Rock Content.

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